หลายคนคงรู้อยู่แล้วว่าการเตรียมความพร้อมในการจัดงานอีเว้นท์เป็นสิ่งสำคัญ เพราะหลายๆ ฝ่ายต้องใช้เวลาเตรียมงาน เตีรยมรายละเอียดต่างๆ กันมานาน จะให้เกิดข้อผิดพลาดไม่ได้เด็ดขาด เราจึงรวบรวมปัญหาหน้างานเพื่อป้องกันความผิดพลาด และอาจมีโอกาสเกิดขึ้นที่หน้างานมาให้ดูกัน

• ปัญหาสัญญาณ Wifi/ Internet

เดี๋ยวนี้ทุกอย่างถูกขับเคลื่อนด้วยสัญญาณ Internet ซึ่งถ้าเกิดขัดข้องขึ้นมาระบบต่างๆ ก็จะรวนอย่างแน่นอน ดังนั้นเราควรเช็กระบบสัญญาณต่างๆ ให้เรียบร้อย และควรมีแผนสำรองไว้รองรับด้วย เช่น เตรียม Pocket Wifi เป็นต้น

• ปัญหาเรื่องการสื่อสาร

ถ้ามีการติดต่อ Outsource แน่นอนว่าต้องมีการพูดคุย ติดต่อประสานงานกันแน่นอน ดังนั้นพยายามเช็กให้ดีว่าสารที่ออกไปถึงผู้รับอย่างครบถ้วน และถูกต้องหรือไม่ จะได้ไม่เกิดข้อผิดพลาดเวลาเริ่มงาน

• ปัญหาด้านข้อมูล/ Data

จะเห็นว่าในหลายๆ งานจะมีการให้ผู้เข้าร่วมงานลงทะเบียน เพื่อเก็บข้อมูลต่างๆ ซึ่งข้อมูลตรงนี้เป็นสิ่งสำคัญ เพราะถ้ามีคนลืมบัตร หรือทำบัตรหาย เราก็จะสามารถตรวจสอบได้อย่างง่ายดาย แต่แนะนำให้ใช้ระบบออนไลน์ในการเก็บ Data ต่างๆ เพื่อความสะดวก และรวดเร็วจะดีกว่า

• ปัญหาเรื่อง Staff

เรื่องนี้เป็นเป็นสิ่งที่หลายๆ คนรู้ดีว่าควบคุมได้อยาก ซึ่งผู้จัดงานอีเว้นท์ทุกคนจะต้องบรีฟงานแต่ละฝ่ายให้ครบถ้วน ทั้งในส่วนของภาพรวมงาน และหน้าที่ของแต่ละคนที่รับผิดชอบ เพื่อที่ Staff จะได้ช่วยตอบ และแก้ไขปัญหาต่างๆ ให้ผู้เข้าร่วมงานได้

ปัญหาที่เรานำเสนอเป็นเพียงแค่ปัญหาที่เกิดขึ้นบ่อยๆ เท่านั้น ยังมีอีกหลายปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นภายในงานได้ ผู้จัดงานอีเว้นท์จึงต้องมีไหวพริบในการแก้ปัญหาเฉพาะหน้า เพื่อให้งานดำเนินไปอย่างราบรื่นที่สุด และหลังจากจบงานก็ควรมีการประเมินถึงการทำงานว่ามีปัญหา อุปสรรคอะไรบ้างในการจัดงาน เพื่อนำสิ่งเหล่านั้นไปพัฒนา ต่อยอดในงานต่อๆ ไป